Déclaration URSSAF de l’employeur à l’embauche (DPAE)
Avant toute embauche, l’employeur doit adresser à l’URSSAF une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). C’est l’obligation posée par l’article L.1221-10 du Code du travail. En pratique : une seule déclaration en ligne, à faire dans les 8 jours qui précèdent l’embauche et au plus tard avant la prise de fonction du salarié. L’oublier expose à une pénalité et au risque de travail dissimulé.
Qu’est-ce que la déclaration URSSAF à l’embauche ?
La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) regroupe en une seule formalité plusieurs démarches liées à l’embauche : immatriculation de l’employeur au régime général, affiliation du salarié, demande d’adhésion à un service de santé au travail, etc. Elle concerne tout employeur, pour chaque salarié, quel que soit le contrat (CDI, CDD, apprentissage…).
Quel est le délai ?
Le point le plus source d’erreur : la DPAE doit être transmise au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard le jour de l’embauche, avant la prise de fonction du salarié. Ce n’est donc pas « 8 jours avant » au sens d’un délai minimum : c’est une fenêtre qui se ferme au moment où le salarié commence à travailler.
Comment la faire ?
La déclaration s’effectue en ligne (net-entreprises.fr ou le site de l’URSSAF). Informations à réunir :
- identité du salarié (nom, prénom, n° de sécurité sociale)
- date et heure prévisibles d’embauche
- nature et durée du contrat
- service de santé au travail, le cas échéant
L’URSSAF adresse en retour un accusé de réception : à conserver comme preuve.
Quelles sanctions en cas de défaut ou de retard ?
- Pénalité : l’absence de DPAE entraîne une pénalité au profit de l’URSSAF (art. L.1221-11 du Code du travail).
- Travail dissimulé : l’absence de déclaration peut caractériser une dissimulation d’emploi salarié (art. L.8221-5), avec des conséquences pénales et un redressement de cotisations.
- Contentieux prud’homal : le salarié non déclaré peut réclamer une indemnité forfaitaire.
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Questions fréquentes
Quel est le délai pour la déclaration URSSAF à l’embauche ?
La DPAE doit être adressée à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche et, en tout état de cause, avant la prise de fonction du salarié. Elle ne peut pas être régularisée après le début du travail.
Quelle sanction si l’employeur ne déclare pas un salarié ?
Le défaut de DPAE entraîne une pénalité au profit de l’URSSAF (art. L.1221-11 du Code du travail) et peut caractériser un travail dissimulé (art. L.8221-5), avec des conséquences pénales et un redressement de cotisations.
La déclaration URSSAF à l’embauche est-elle obligatoire pour tous les contrats ?
Oui. La DPAE est obligatoire pour chaque salarié, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, contrat court), et pour tout employeur.
Comment savoir si la DPAE a bien été enregistrée ?
L’URSSAF adresse un accusé de réception après la déclaration en ligne (net-entreprises.fr ou site URSSAF). Il faut le conserver comme preuve du respect de l’obligation.
La DPAE dispense-t-elle des autres formalités d’embauche ?
Non. La DPAE regroupe plusieurs démarches, mais l’employeur reste tenu d’autres obligations (contrat écrit le cas échéant, registre du personnel, visite d’information et de prévention, DSN mensuelle…).