Embaucher un premier salarié en CDI est une étape majeure pour un dirigeant. Mais entre l’enthousiasme de la croissance et la réalité administrative, le fossé est immense. Oublier une seule formalité peut coûter cher : amende de 750 euros pour une DPAE non effectuée, délit de travail dissimulé en cas de récidive, contentieux prud’homal pour un contrat mal rédigé.
Ce guide vous donne la liste complète et chronologique de tout ce qu’il faut faire, du moment où vous décidez de recruter jusqu’aux premières semaines du salarié dans l’entreprise.
Avant la signature du contrat : les vérifications préalables
Vérifiez votre convention collective
Avant toute chose, identifiez la convention collective applicable à votre entreprise. Elle conditionne de nombreux aspects de l’embauche : salaire minimum, période d’essai, classification du poste, prévoyance obligatoire. Le code IDCC de votre convention figure sur votre code APE/NAF.
Définissez le poste avec précision
Rédigez une fiche de poste détaillant les missions, la classification conventionnelle, le niveau de rémunération, le lieu de travail et les horaires. Ce travail préparatoire vous évitera des flous dans le contrat, source de litiges futurs.
Vérifiez le droit au travail du candidat
Pour un ressortissant étranger hors UE, vous devez vérifier la validité de son titre de séjour autorisant le travail en France. Cette vérification doit être faite auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche.
La DPAE : la formalité incontournable (et urgente)
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) doit être transmise à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour ouvrable précédant l’embauche. En pratique, faites-la dès que la date d’embauche est confirmée.
La DPAE se fait en ligne sur le site de l’URSSAF (net-entreprises.fr ou urssaf.fr). Elle regroupe plusieurs formalités en une seule déclaration :
– Immatriculation du salarié à la Sécurité sociale (s’il n’a pas encore de numéro)
– Affiliation à l’assurance chômage
– Demande de visite d’information et de prévention
– Déclaration pour le calcul de la réduction Fillon
La rédaction du contrat de travail CDI
En droit français, le CDI à temps plein peut être conclu oralement. Mais en pratique, un écrit est indispensable : votre convention collective l’impose probablement, et c’est le seul moyen de sécuriser les clauses essentielles.
Les clauses essentielles à inclure
– Identité des parties (employeur et salarié)
– Date de début du contrat
– Intitulé du poste et description des fonctions
– Lieu de travail
– Durée du travail (temps plein ou temps partiel avec répartition des horaires)
– Rémunération (salaire de base, primes éventuelles, avantages)
– Convention collective applicable
– Durée de la période d’essai et conditions de renouvellement
– Délai de préavis en cas de rupture
Les clauses optionnelles mais recommandées
– Clause de non-concurrence (avec contrepartie financière obligatoire)
– Clause de mobilité géographique
– Clause de confidentialité
– Clause sur le télétravail
Les formalités du premier jour
Inscription au registre unique du personnel
Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel, tenu par ordre chronologique d’embauche. Il doit mentionner pour chaque salarié : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée et de sortie, type de contrat. Ce registre peut être tenu sous forme électronique.
Remise des documents d’information
Vous devez remettre au salarié dès son arrivée :
– Un exemplaire du contrat de travail signé
– La notice d’information sur la mutuelle d’entreprise
– La notice d’information sur la prévoyance
– Le livret d’épargne salariale (si applicable)
– Le règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés)
Affiliation à la mutuelle d’entreprise
Depuis 2016, tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et en financer au moins 50 %. L’affiliation est obligatoire sauf cas de dispense prévus par la loi (salarié déjà couvert par son conjoint, CDD de moins de 3 mois, etc.). Recueillez le bulletin d’adhésion ou la demande de dispense dès le premier jour.
Dans les premiers mois : les formalités à ne pas oublier
Visite d’information et de prévention (VIP)
Chaque nouveau salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de poste. Pour les postes à risque (travail de nuit, exposition à des agents chimiques, etc.), un suivi individuel renforcé avec un médecin du travail est requis avant l’affectation au poste.
DSN et déclarations sociales
Le salarié doit apparaître dans votre Déclaration Sociale Nominative (DSN) dès le mois de son embauche. La DSN est transmise mensuellement et regroupe toutes les déclarations sociales (URSSAF, retraite, prévoyance, etc.).
Formation à la sécurité
L’employeur a l’obligation de former chaque nouveau salarié à la sécurité à son poste de travail. Cette formation doit être adaptée au poste et documentée. Ne la négligez pas : en cas d’accident du travail, l’absence de formation à la sécurité est un facteur aggravant de responsabilité.
La checklist récapitulative à cocher
Avant l’embauche :
– Identifier la convention collective applicable
– Rédiger la fiche de poste
– Vérifier le titre de séjour (si salarié étranger)
– Effectuer la DPAE sur net-entreprises.fr
– Rédiger et signer le contrat de travail en 2 exemplaires
Le jour de l’embauche :
– Inscrire le salarié au registre unique du personnel
– Remettre le contrat signé au salarié
– Remettre les notices mutuelle et prévoyance
– Recueillir l’adhésion mutuelle ou la dispense
– Dispenser la formation sécurité au poste
Dans les 3 mois :
– Organiser la visite d’information et de prévention
– Intégrer le salarié dans la DSN mensuelle
– Planifier l’entretien de fin de période d’essai
Embaucher un salarié en CDI n’est pas qu’un acte de gestion, c’est un engagement juridique. Chaque formalité oubliée est un risque. Prenez le temps de suivre cette checklist point par point, et constituez-vous un dossier d’embauche complet pour chaque nouveau collaborateur.